Lo “smart working” ai tempi del Coronavirus

Redazione

di The White Wolves 

Vista la recente diffusione del contagio del coronavirus tra Lombardia e Veneto, mi trovo costretto (come molti altri) a ripensare all’organizzazione del lavoro nelle imprese che possono predisporre il lavoro da casa. 

Penso sia necessario riorganizzare il lavoro prima che tale evenienza si presenti alle porte di molte aziende in casi come quello che stiamo vivendo.

In questo post cercherò quindi di analizzare quali siano i punti necessari per predisporre una struttura organizzativa temporanea che permetta la continuazione dell’attività aziendale anche in caso di chiusura degli edifici aziendali.

Ovviamente non tutti i lavori possono essere svolti da casa, e in questi casisarà necessario adottare altre scelte riguardo l’organizzazione.


 Predisposizione di canali per la  connessione e il lavoro da casa

Per mettere in connessione i lavoratori con l’azienda in genere si utilizza la struttura dei servizi VPN, per evitare connessioni remote che appesantiscono eccessivamente la rete. Molte aziende utilizzano già tale tecnologia anche se in forma circoscritta a pochi fruitori, quindi sarà necessario contattare il fornitore di servizi per ampliare il numero di utenti che possono accedere a tale servizio. 

L’ampliamento non dovrebbe essere eccessivamente oneroso dato che la procedura di aggiunta delle utenze è molto rapida.

Un importante strumento per lo smart working è rappresentato
dai canali di comunicazione, ovviamente uno strumento aziendale per eccellenza come l’email è assolutamente importante, ma nella comunicazione interna all’azienda è necessaria la predisposizione di canali più rapidi. 

In questa situazione provvisoria per esempio si potrebbe utilizzare social media come Whatsapp o Telegram, anche se in ottica di lungo periodo servizi più professionali come Skype o Microsoft Teams sarebbero più
indicati.


Regolamentazione Smart working

L’ormai celebre Dpcm varato il 25 Febbraio per Lombardia e Veneto, data la situazione di crisi ha temporaneamente rimosso l’obbligo di sottoscrivere un nuovo contratto con il dipendete specifico per lo smart working, ovviamente per evitare che vi siano futuri conflitti con i dipendenti; sarebbe quindi buona cosa definire delle regole generali e dei limiti, a partire da chiarimenti circa l’orario lavorativo che in linea generale deve ricalcare le normali ore lavorate in ufficio. Ovviamente, la retribuzione non può essere diversa da quella già esistente, dato che non si siglano nuovi contratti. 

Per i dettagli aggiornati si può visitare  il sito del Ministero del lavoro.


Organizzazione aziendale 

Il modello di organizzazione aziendale non può rimanere invariato: il modello più adeguato è quello basato sulla distribuzione di task giornaliere
da parte del responsabile ai suoi subordinati. Tali task devono essere valutate a completamento della giornata, con particolare attenzione alle tempistiche di completamento, per evitare che vi sia un eccessivo prolungamento nello svolgimento dell’attività.

Come software si potrebbe consigliare l’utilizzo di Microsoft To Do. Se non si ha a disposizione la possibilità di controllare le tempistiche e quindi l’efficienza, è sufficiente assegnare dei lavori che si considerino eseguibili nella giornata dal lavoratore, e quello sarà il metro di giudizio sull’efficienza dello smart worker.


Controllo delle risorse aziendali 

Il problema dello Smart working come abbiamo appena visto è
il rischio di prolungare le normali attività, dato che si lavora in un contesto ricco di elementi che portano il lavoratore a non concentrarsi sulle task che sta svolgendo. Per questo motivo è necessaria la predisposizione di una rete di controllo che permetta di verificare l’efficienza dello smart worker. Per cui risulta necessaria la predisposizione di task temporali che possono essere controllati attraverso supporti di CRM, in questa maniera  il dipendente si ritrova a lavorare con precise tempistiche e obiettivi nell’arco della giornata.


In questa situazione conviene? 

Vi sono varie soluzioni che in questo momento vengono messe al servizio delle imprese nella zone di contagio, per i dipendenti. Per un’adeguata analisi è necessario tener conto che nelle prossime settimane verranno messe al servizio delle imprese strumenti come la Cassa integrazione per i dipendenti, anche per le piccole imprese. 

Nella propria valutazione ciascuno deve tener conto delle difficoltà che si possono avere nel coordinare le risorse e degli eventuali problemi che possono sorgere.

Inoltre, occorre ricordare che se un dipendente lavora da casa non può essere messo in cassa integrazione, quindi è necessario che il lavoratore produca quanto produceva nella sede aziendale, altrimenti non sarà conveniente. 

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